Charge d'Accueil - Cdc Aunis Sud H/F - Etablissements publics de coopération intercommunale
Les missions du poste
Sous l'autorité du Responsable du service administration générale, vous assurez l'accueil du public et diverses missions de secrétariat liées à l'activité administrative du service.
Accueil physique et téléphonique du public, information et orientation
- Assurer l'accueil et l'information de premier niveau du public
- Donner l'information de 1er niveau à l'usager et/ou orienter rapidement vers les services et les interlocuteurs compétents
- Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages
- Mettre en relation des correspondants
- Effectuer des recherches afin de cibler la réponse à apporter
- Veiller à maintenir un espace d'accueil de qualité
- Signaler tout dysfonctionnement qui détériorerait les conditions d'accueil de l'usager et identifier les éventuelles améliorations possibles
Gestion et affichage d'informations
- Veiller au bon état général du hall d'entrée et des équipements attenants (présentoirs à documentation, éclairages...)
- Afficher et mettre à disposition tout document d'information pratique ou réglementaire
- Veiller à la mise à jour et à la bonne tenue du panneau d'affichage
Secrétariat
- Trier et enregistrer arrivée/départ des courriers
- Traiter les courriels,
- Exécuter et suivre les procédures et décisions administratives, suivre et mettre en forme des dossiers administratifs, réaliser divers travaux de bureautique
- Gérer les conventions de mise à disposition des matériels et minibus
- Préparer la facturation des minibus et gobelets, gestion des commandes de fournitures administratives
- Classer, archiver les dossiers
- Gérer les plannings de réservation des salles
- Participer à l'évolution de l'accueil et être force de proposition pour une amélioration continue
Le profil recherché
Expérience vivement appréciée dans le domaine de l'accueil
- Rigueur, organisation, autonomie, efficacité, neutralité, devoir de confidentialité
- Sens aigu du service public
- Maîtrise des outils de bureautiques (office 365, WORD, Excel, standard téléphonique...)
- Qualités relationnelles et d'écoute
- Discrétion
- Disponibilité
- Bon relationnel (contact avec les usagers)
- Sens du travail en équipe
- Permis B
Compétences requises
- Sens du relationnel
- Travail en équipe
- Gestion des commandes
- Autonomie
- Excel
- Pack Office
- Word
- Facturation
- Permanence téléphonique
- Force de proposition
