Secrétaire Général de Mairie - Mairie de Brach H/F - 17

RELATIONS AU TRAVAIL
- Les relations hiérarchiques :
Exerce ses fonctions sous couvert de l'autorité territoriale, Monsieur le Maire de Brach.
- Les relations fonctionnelles :
Travail au sein d'un secrétariat de trois agents.
Correspondances régulières avec les services de l'Etat, avec la Communauté des Communes Médullienne et les autres mairies.
Correspondances avec des entreprises (ENEDIS, EDF...) ainsi que d'autres partenaires et les usagers du service (administrés, parents d'élèves...).
MOYENS MATERIELS DU POSTE
Ordinateur et imprimante.
Téléphone, Internet et Messagerie électronique.
Logiciels Pack Office, 2SLOW, Horizon, Sabine, portail de la Gestion Publique, Next'Ads.

MISSIONS DU POSTE
- Accueil :
o Réception des appels, prise de messages, orientation du public et des appels vers les différents services, primo renseignements.
o Réception, traitement et diffusion de l'information :
- Transmission aux services, envoi du courrier, diffusion de l'information en général.
- Assurer la continuité de l'information au sein du Secrétariat.
o Travaux de bureautique :
- Saisie et mise en forme de documents informatiques (courriers, bons de commande, tableaux, notes de service, arrêtés, etc.).
- Tri, classement, archivage, numérisation.
- Suivi des plannings et agendas (astreinte des Élus, etc.).
o Réception de matériels.
o Planifier la location des locaux (salle polyvalente, salle du Conseil, bureaux).
o Planifier le prêt de la voiture, du rétroprojecteur.
- Assurer la coopération avec les partenaires extérieurs.
- Réception du courrier et expédition (mise sous pli, affranchissement...).
- Suivi et mise en forme des procédures et dossiers administratifs :
o Urbanisme.
o Funéraire : gestion du cimetière rédaction des actes de décès et avis de mention.
o Etat-civil et recensement militaire : tenir à jour les registres.
o Mariages et PACS : rédaction des actes et tenue des dossiers.
o Comptabilité.
- Cantine scolaire :
o Gestion des inscriptions.
o Gestion du Planning des réservations (enfants et adultes).
- Gérer la boîte mail de la mairie.
- Gestionnaire :
o Suivi des stocks de matériel et diverses fournitures, réapprovisionnement, contact avec les fournisseurs, rédaction des bons de commande, réception du matériel.
- En cas d'absence :
o Être capable de traiter les mandats et titres de la comptabilité de fonctionnement.