Assistant de Direction - Direction Générale - Gestion des Affaires Médicales -Secrétariat Général H/F - 17

MISSIONS

Administratif

· Tenue de l'Agenda électronique du Directeur et des Directeurs adjoints

· Matin (une semaine sur deux) : enregistrement et traitement du courrier (arrivée) nominatif et distribution ; ouverture du reste et datation, puis distribution : bureau des entrées, économat, DRH, DSI, DG ; distribution du courrier interne en début d'après-midi

· Tenue du tableau des gardes administratives : collecte des infos, frappe du tableau, et diffusion en interne via intranet et en externe

· Arrivée d'un nouveau directeur : PV d'installation, délégations de signature ; transmission au Comptable du trésor et à la Préfecture et affichage

· Régies d'avances et de recettes : frappe et diffusion, mise à jour selon les mouvements de personnel (à la demande de la responsable facturation)

· Congés du Directeur : mail de demande de congés à l'ARS

· Téléphone : filtrage des appels ; prise de rendez-vous

· Frappe de courriers, prise de notes, mise en forme de documents

· Rapport d'activité (annuel) : collecte des informations, frappe et mise en forme du document, édition, diffusion

· Organisation de réunions : réservation de salle, envoi de convocations

· Mise à jour du dossier informatique relatif aux astreintes (administratives et médicales)

· Dossiers partagés : mise à jour de certains documents, ordre du jour du CODIR, veille réglementaire Sentinelle, ordre du jour du Directoire...

· Gestion et transfert des mails

· Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou messages électroniques

· Classement / archivage

· Mise à jour du site FHF

Affaires médicales

· Gestion du tableau des gardes et astreintes des médecins : chaque mois, collecte des informations pour réalisation du tableau et diffusion interne (intranet), mise à jour régulière

· Gestion des demandes d'intérims médicales (Dans le respect des règles du marché) + gestion de l'ordre de mission + recherche d'hébergement (gîtes, hôtel, internat...)

· Publication des gardes sur intranet chaque mois (médecins, administratives, etc...) et mise à jour

· Publication de la vacance de postes médicaux sur le site du Centre National de Gestion des Praticiens Hospitaliers : Préparation de la liste avec le Directeur des Affaires Médicales, suivi, réception des candidature(s), rédaction des avis CME et chef de pôle et envoi.

Gestion des affaires médicales

· Gestion du dossier des praticiens PH : procès-verbal d'installation, demande des pièces administratives, copie des diplômes... ; rédaction du contrat d'engagement de service public exclusif ;

· Suivi des renouvellements de contrat d'engagement de service public exclusif (et diffusion)

· Suivi des renouvellements de contrat des praticiens contractuel (et diffusion)

· Diffusion des arrêtés